LA IMPORTANCIA DEL PROTOCOLO EN LOS EVENTOS DEPORTIVOS

Santiago de la Morena

Con motivo de su aniversario, vuelvo a tener oportunidad en esta web de exponer mi visión y análisis sobre los eventos deportivos y su organización. Anteriormente he entrado en detalle en los factores clave en la gestión de un evento, su adecuada promoción, el uso y utilidad de las redes sociales o las actividades paralelas como valor añadido. En el artículo de hoy quiero centrarme en un factor tal vez poco conocido, pero necesario en la gestión de eventos deportivos: el protocolo. Su desconocimiento quizás esté motivado por una falta de regulación tanto en las federaciones como en las entidades organizadoras de los eventos, si bien algunos lectores inmediatamente lo asociarán a las ceremonias de premiación o a la ordenación de las autoridades en los palcos.

En la actualidad, la atención que acaparan los eventos deportivos hace que la planificación en cuanto al protocolo cobre gran importancia. Podríamos definirlo como “el conjunto de normas, costumbres y tradiciones mediante las cuales se organiza cualquier acto, evento público o privado”.  Aunque en el ámbito oficial se aplica el Real Decreto 2099/1983 así como el resto de normativa vigente aprobada por otras instituciones públicas, no existe manual general ni reglamentación específica aplicable en el protocolo deportivo. Cabe citar como ejemplo el caso de la RFEBM en la que solo me consta que exista una normativa de precedencias (orden asignado a las autoridades). Es por ello, que el protocolo en nuestros eventos debemos establecerlo acorde a ciertos objetivos:

1) Aplicación de normas, reglas y leyes para facilitar la consecución de nuestras metas.

2) Enriquecimiento del desarrollo de la competición desde el punto de vista de su organización.

3) Resolución de las dificultades,   problemas   y   situaciones   que   surjan   durante   el   evento  o competición.

4) Información y ayuda a invitados, espectadores y participantes en el evento.

5) Actuación con flexibilidad, diálogo, negociación, pero aplicando en todo momento los reglamentos y normativas pertinentes.

Discurso inauguración Mundial de Natación 2013 en Barcelona. Foto: Santiago de la Morena

El personal especializado y responsable de las tareas de protocolo debe tener buena imagen,  conocer adecuadamente sus cometidos, trabajar en equipo, ser flexible, dominar las normas de la competición, no darse por vencido en las situaciones adversas, y siempre, mantener una sonrisa (ayudará en situaciones complicadas). Entre sus competencias principales destacaré las siguientes:

  • Atención a protagonistas de las competiciones (desde su inscripción en la competición hasta su marcha al finalizar la misma).
  • Coordinación con los equipos de otras áreas (acreditaciones, seguridad, transporte, alojamientos).
  • Atención a autoridades.
  • Ordenación de palcos.
  • Relación con patrocinadores.
  • Preparación de las ceremonias de premiación (podios, himnos y banderas).
  • Organización de presentaciones, recepciones o banquetes.

Debo en este punto compartir la reflexión que escuché a un profesor experto en esta materia: “Invertir en protocolo es invertir en imagen, en hacer las cosas desde un punto de vista profesional para transmitir seriedad, calidad y una ejecución excelente a quien participa (deportistas), visita (espectadores) o apoya nuestro evento (instituciones y patrocinadores)”.  Sin duda, unas palabras para tener muy en cuenta en los eventos y competiciones que planifiquemos.

Para concluir, quiero felicitar a esta web y sus autores por apoyar el deporte de mujeres desde sus inicios pero, sobre todo, por ser una tribuna para que los profesionales podamos compartir nuestros conocimientos y experiencias libremente. Celebro con vosotros los éxitos cosechados durante estos años y deseo que sean numerosos los que aún están por llegar.


Santiago de la Morena (@73SantiBM) es Especialista Universitario en Protocolo y Organización de Eventos y Competiciones Deportivas. Cuenta con una trayectoria de más de diez años planificando eventos en distintos deportes y recientemente, ha participado en la organización de la Media Maratón de los Parques Reales en Londres. 

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1 respuesta

  1. Enrique dice:

    Se nota que eres un profesional

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